4. septembra 2023

Zjednodušte si to! Tipy ako ušetriť čas (aj) pomocou technológie.

Podnikatelia sa istotne zhodnú, že najväčším nepriateľom je čas. A nezáleží na tom, či ste malý podnikateľ alebo patríte do skupiny jednorožcov. Riešenia na šetrenie času, ideálne aj financií, sú tak v podnikateľskom prostredí veľmi žiadané. My sme sa pozreli na tie, ktoré majú potenciál trendu a môžete ich využiť v akomkoľvek štádiu a veľkosti podnikania. Pomôžeme vám s marketingovou automatizáciou, pozrieme sa na virtuálnych asistentov inak a predstavíme vám virtuálne kancelárie. Všetko z pohľadu technológií.
AdobeStock_668665582

Automatizovanie procesov je v mnohých prípadoch kľúčové z dôvodu šetrenia času. Obzvlášť efektívne môže byť v prípade marketingových aktivít. Marketingová automatizácia vás totiž oslobodí od mnohých opakujúcich sa úloh, zvýši celkovú efektivitu marketingu či pomôže s lepším zapojením zákazníka, a tak i so zvyšovaním tržieb.

Okrem toho tiež pomáha lepšie spracovávať dáta a porozumieť im, čo vytvára priestor pre kvalitnejšie strategické rozhodnutia. Napriek tomu, že marketingová automatizácia môže znieť ako krok, ktorý je realizovateľný a výhodný skôr pre stredné a veľké podniky, opak je pravdou a pomáha doslova všetkým podnikateľom. Aj tým najmenším.

Akýmsi esom v rukáve je možnosť naozaj personalizovať marketing týmto spôsobom. Znamená to, že na svojich zákazníkov budete skutočne komunikovať ako na jednotlivcov, nie ako na skupiny, teda budete vedieť poskytnúť služby, starostlivosť a taktiež produkty v akomkoľvek štádiu rozhodovania sa zákazníka. 

Ako vybrať nástroj na marketingovú automatizáciu?

Tieto nástroje vám pomôžu s e-mail marketingom, môžete ich spojiť s vaším CRM, pomôžu s publikovaním a správou sociálnych sietí, no môžu ponúkať aj možnosti na efektívnu a automatizovanú správu potenciálnych zákazníkov v segmente B2B. Možnosti sú teda takmer neobmedzené.

Vybrať správny nástroj na marketingovú automatizáciu nemusí byť náročné. Žiada si to však trochu prípravy, aby vám bolo jasné, ktoré marketingové aktivity robíte a dávajú vám skutočne zmysel. Samozrejme, musíte presne vedieť, čo chcete automatizovať a čo tým chcete dosiahnuť okrem šetrenia času. Preto musíte poznať svoje ciele.

Podnikatelia s vidinou uľahčenia si práce často vyberú ten najväčší, najkomplexnejší a najodporúčanejší nástroj. Nie je to práve efektívny prístup. Pri výbere nástroja na marketingovú automatizáciu vyberajte tak, aby ste sa dokázali rýchlo zorientovať v používateľskom prostredí. Zrejme druhý najdôležitejší bod výberu je kompatibilita s nástrojmi, ktoré už vo firme používate. 

Tiež myslite na to, že váš biznis bude rásť. Spolu s ním by mal vedieť rásť aj nástroj na marketingovú automatizáciu. Z toho vyplýva ďalší bod rozhodovania sa, kvalitná zákaznícka podpora. Vždy je efektívnejšie obrátiť sa priamo na experta zo zákazníckej podpory než hodiny googliť odpoveď.

pracovný stôl s tabletom, ktorý napomáha k zjednodušeniu práce

Testujte, lepšie sa rozhodnete

Aby ste sa rozhodli naozaj správne, využite možnosť bezplatnej skúšobnej lehoty. Teda demo verziu či testovanie. Znamená to, že si nástroj na marketingovú automatizáciu stiahnete, nastavíte a budete ho mať k dispozícii na určitý čas s obmedzenými možnosťami. Bude ich však dostatok na to, aby ste sa vedeli rozhodnúť, či je práve tento pre vás vhodný. 

Bežne sa počas registrácie na bezplatnú skúšobnú dobu zadávajú platobné údaje. Peniaze vám však z účtu neodídu, dokonca nebudú ani zmrazené. Tento postup je zaužívaný z toho dôvodu, že ak sa pre nástroj rozhodnete, tak bez toho, aby ste museli čokoľvek meniť, budete s nástrojom plynulo pokračovať s plnou funkcionalitou. Dobrý tip je nastaviť si pripomienku na zrušenie účtu v nástroji deň pred vypršaním skúšobnej verzie, respektíve na posledný pracovný deň pred vypršaním testovacieho obdobia.

Ak sa rozhodujete medzi viacerými nástrojmi, určite ich netestujte súčasne. Testujte ich jeden po druhom, robte si poznámky a po tom, čo vyskúšate všetky, sa rozhodnite. Tiež nie je najvhodnejšou voľbou skúšať zbytočne veľa nástrojov. Myslite na to, že  počas registrácie vkladáte do nástroja pomerne komplexný balík osobných informácií. Testované riešenie tiež prepájate s ďalšími nástrojmi, ktoré používate a máte v nich množstvo informácií, ktoré sú citlivé. Marketingovú automatizáciu najčastejšie poskytujú veľké spoločnosti, ktoré údaje nezneužijú a majú nastavenú prísnu politiku na spracovanie osobných údajov, no najlepšou prevenciou je poskytovať tieto údaje čo najmenej.

Keď začnete hľadať nástroj na marketingovú automatizáciu, sociálne siete a Google vás zasypú rôznymi ponukami so zvýhodnenými cenami, aktualizáciami či údajne užitočnými rozšíreniami pre nástroje na marketingovú automatizáciu. Môžu byť veľmi lákavé, no určite im odolajte a nástroj (aj na testovacie obdobie) inštalujte len z oficiálnych web stránok. Aby sme to skrátili, podvodníci sú skutočne vynaliezaví a nezdráhajú sa použiť akúkoľvek techniku, aby od vás dostali osobné a platobné údaje.

Možno vám napadlo, že pri takto komplexných nástrojoch, ktoré spracovávajú značné množstvo dát, budete musieť tiež investovať do dostatočne výkonného hardvéru. Nemusíte sa obávať, ide o cloudové riešenia. Prihlasovať sa budete cez prehliadač, v ktorom budete s nástrojom tiež pracovať a do vášho notebooku alebo stolného počítača nemusíte nič inštalovať. 

Nástroje, ktoré by ste mali poznať

Mnohí marketéri označujú nástroj HubSpot za lídra na poli marketingovej automatizácie. Tento nástroj je skutočne komplexný, má veľmi intuitívne pracovné prostredie a viete v ňom automatizovať nielen samotnú marketingovú aktivitu, ale aj prácu priamo v nástroji. Najväčšími benefitmi sú určite automatizované marketingové kampane a veľmi kvalitná analytika či reporting. Za výhodu sa tiež dá považovať skutočne bohaté množstvo materiálov na edukáciu. Pre mnohých marketérov je to povinné čítanie, ktoré je však spracované tak, že mu porozumiete aj ako malý podnikateľ, ktorý má marketingové aktivity ako súčasť balíka svojich aktivít.

Ďalší populárny a často používaný nástroj ActiveCampaign si pochvaľujú najmä používatelia, ktorí bez dát nespravia jediné rozhodnutie. Samozrejmosťou je v tomto prípade automatizované A/B testovanie, možnosť sledovať, v akom štádiu nákupného rozhodovania sa zákazník nachádza, veľmi bohaté možnosti email marketingu a, samozrejme, nechýba možnosť plánovania príspevkov na sociálne siete či integrovanie množstva nástrojov tretích strán. Používatelia však upozorňujú na jeden nedostatok. Ak sú pre vás marketingové aktivity novinkou, budete sa v ActiveCampaign ťažšie orientovať.

Aj keď je marketingová automatizácia pre vás úplne nová téma, o Mailchimp ste zrejme už počuli, prípadne si všimli nenápadné odkazy na tento nástroj na stránkach konkurencie. Na Slovensku je  skutočne obľúbený, čo mu dáva výhodu mnohých lokálnych expertov. Ako už aj názov napovedá, Mailchimp je bohatý na možnosti automatizácie email marketingu, no ponúka tiež marketingový kalendár, dá sa využiť na marketingové prieskumy či automatizáciu publikovania na sociálnych sieťach. Svoju popularitu si získal najmä vďaka veľmi prívetivému používateľskému rozhraniu a množstvu prednastavených šablón automatizácie. Menší podnikatelia ocenia bezplatnú verziu, ktorá ponúka skutočne bohaté možnosti využitia. 

Virtuálny asistent trochu inak

Nástroje na marketingovú automatizáciu nie sú jediné riešenie, ako šetriť biznis čas pomocou technológií. Nech by sme nazreli do akéhokoľvek odvetvia a na akejkoľvek úrovni veľkosti podnikania, vždy by sme našli bohaté možnosti, ako ušetriť drahocenný čas modernými technologickými nástrojmi. Sú tu však aj také riešenia, ktoré sú naozaj univerzálne a aj v tomto momente ich máte k dispozícii, no zrejme ich nepoužívate.

Virtuálni asistenti. V podnikaní je toto označenie zaužívané pre pomocníkov na čiastočný pracovný úväzok, ktorí pomáhajú s opakujúcimi sa a časovo náročnými úlohami, ktoré však nevyžadujú vysoké odborné znalosti. Odpisovanie na emaily, plánovanie kalendárov, nenáročné prieskumy, prepisy zvukových záznamov a mnoho iného je náplňou práce týchto asistentov, ktorí tradične pracujú na diaľku.

Fanúšikom technológií však ako prvé pri virtuálnych asistentoch napadne technologické riešenie, ktoré umožňuje zadávať úlohy pomocou hlasu. Teda hlasoví asistenti využívajúci umelú inteligenciu. Dajú sa využiť ako nástroj na šetrenie času vo vašom podnikaní?

Profesionálny virtuálny asistent, ktorý spravuje požiadavky klientov kedykoľvek, s dôrazom na flexibilnú 24-hodinovú podporu.

Ovládanie hlasom = šetrenie času

Pri tejto téme ste si zrejme ako prvé spomenuli na Siri, Google Asistenta alebo Alexu. Virtuálni asistenti, ktorých máme v smartfónoch a doplnkoch inteligentnej domácnosti, majú za úlohu zjednodušiť naše životy. Množstvo úloh sa však dá využiť aj pre efektívnejšie podnikanie. Už len drobnosti ako diktovanie poznámok, vytváranie pripomienok hlasom či dokonca odpisovanie na správy a emaily hlasovými príkazmi môže ušetriť množstvo drahocenného času. 

Nevýhodou týchto asistentov môže byť to, že nemusia rozumieť po slovensky. Príkladom môže byť  Siri, teda hlasový asistent na zariadeniach Apple. Príkazy a úlohy tak musia byť zadávané v angličtine, čo nemusí byť vždy komfortné. Avšak na druhej strane, cudzí jazyk je dnes akousi povinnou výbavou.

Ak teda prekonáte jazykovú bariéru či diskomfort, môžete vďaka hlasovým asistentom na vašich smart zariadeniach začať šetriť pracovný čas. Minulosťou sa stane zdĺhavé vyhľadávanie adries, emailových adries či telefónnych čísel, ktoré máte v kontaktoch. Hlasovému asistentovi stačí povedať meno, ktoré máte uložené v kontaktoch a dať príkaz. 

Asistenti si vedia vyhľadávať potrebné informácie aj svojpomocne. Napríklad, ak máte v kontaktoch na dodávateľa uloženú len emailovú adresu, hlasový asistent dokáže prečítať vašu mailovú komunikáciu, a ak v nej nájde telefóne číslo alebo adresu dodávateľa, vie mu zavolať či spustiť navigáciu.

Hlasoví asistenti dokážu ovládať aj aplikácie tretích strán. Príkladom môže byť populárna Asana na riadenie projektov. Menšie projekty či osobné To-Do listy dokáže pomocou virtuálneho asistenta do Asana zadať hlasom, tie veľké a rozsiahle zadáte ako prvotný návrh, ktorý následne zodpovedný zamestnanec rozpracuje podľa potreby.

Špecializované riešenia nie sú problém

Samozrejme, virtuálni asistenti využívajúci umelú inteligenciu nie sú len tí hlasoví v našich smartfónoch a tabletoch. Existuje množstvo špecializovaných biznis riešení, ktoré vám dokážu ušetriť množstvo času. Najlepším príkladom sú chatboti používaní pri komunikácii so zákazníkmi. Títo asistenti dokážu zákazníkom zodpovedať množstvo otázok bez toho, aby zákazník prišiel do kontaktu so zamestnancom alebo v prípade malého biznisu majiteľom. Chatbot sprostredkuje kontakt so živým zamestnancom až vo veľmi špecifických situáciách.

Ak začínate, pozrite sa na týchto

Mnohí chatboti sú zároveň navrhnutí ako osobný asistent na časovo náročné úlohy. Napríklad, riešenie DataBot okrem podpory zákazníkov tiež pomáha podnikateľom so spracovaním, analýzou a prezentáciou dát. Dokáže spracovať rôzne zdroje dát, ako napríklad tie z CRM, tabuliek aj databáz a ponúknuť prehľadný, vizuálne spracovaný výstup. 

Najmä menší podnikatelia ocenia virtuálneho asistenta, ktorý dokáže spravovať finančnú agendu. Je ním Fyle a jediné čo tento asistent od vás potrebuje je, aby ste pomocou aplikácie naskenovali faktúry alebo pokladničné bločky. Samozrejme, pri zoznamovaní sa s asistentom sú potrebné prvotné nastavenia. Asistent následne už sám roztriedi výdaje do rôznych kategórií a vytvorí logický prehľad výdavkov.  Týmto spôsobom eliminujete chyby pri zadávaní údajov. Zaujímavo v tomto prípade znie tiež integrácia s viacerými účtovníckymi riešeniami, ako napríklad QuickBooks alebo Xero

Podobne ako pri marketingovej automatizácii, tak aj v prípade virtuálnych asistentov platí, že menej môže byť viac. Pred výberom si pripravte zoznam najčastejšie sa opakujúcich úloh, ktoré vás stoja drahocenný čas a technologické riešenie hľadajte podľa nich. Niektoré riešenia sú totiž určené vyslovene pre veľké podniky, čo sa prirodzene premieta do ich ceny. Tiež si pri výbere všímajte možnosti integrácie aplikácií tretích strán a zákaznícku podporu.

podnikateľka sa snaží dodržať sleduje si svoj časový harmonogram v kancelárii

Virtuálne kancelárie znejú futuristicky. Sú, ale aj nie sú také

Pri rozhodovaní sa o biznise hrajú kancelárie dôležitú rolu. Tento element podnikania je z pohľadu efektivity a šetrenia času trochu komplikovaný  najmä v dobe rastúcej popularity práce na diaľku. Na jednej strane sa z mnohých dôvodov vaše podnikanie bez kancelárie a jej adresy nezaobíde. Na druhej strane nie je denné využívanie 100 %-ným pravidlom a dochádzanie môže byť skutočne stratou času. Riešením sú tak virtuálne kancelárie. 

Možno ste si práve predstavili prezentáciu o virtuálnej realite spoločnosti Meta, v ktorej sa vo virtuálnom priestore strelo viacero členov tímu z rôznych kútov sveta a spoločne pracovali. Dokonca mali avatarov v podobe rôznych obľúbených postavičiek a mohli sa preniesť do pralesa. Toto však nie sú dnešné virtuálne kancelárie. 

Virtuálna kancelária je riešenie mnohých podnikateľov, ktorí chcú ušetriť na nie dostatočne využívaných kanceláriách. Teda je to fyzický priestor, často aj na prestížnej adrese, ak týmto spôsobom chcete budovať branding svojej spoločnosti, ktorý poskytuje mnohé užitočné služby. V porovnaní s tradičným prenájmom kancelárie je rozdiel v tom, že platíte skutočne len za to, čo využijete. Teda, ak máte vo vašej virtuálnej kancelárii len dve stretnutia za týždeň, platíte len za čas, ktorý v kancelárii strávite. Ostatok času využívajú priestory iní podnikatelia. 

Aký je rozdiel medzi zdieľanou kanceláriou a tou virtuálnou? Virtuálna kancelária ponúka množstvo služieb zameraných na menšie či väčšie úlohy spojené s podnikaním. Preberanie pošty, zásielok, bežne majú takéto kancelárie profesionálnych virtuálnych asistentov či prezentačné miestnosti vybavené technológiami na prvotriedne prezentácie online. 

Ponuka služieb je zásadná

V ponukách virtuálnych kancelárií sú tiež bežné cloudové služby. Inými slovami doslova pracovný priestor vo virtuálnom priestore. Softvér, ktorý na prácu používate, tak už nebudete inštalovať do vášho notebooku, ale budete ho používať cez prehliadač. Výhody využívania cloudových riešení  sú samostatná téma, v spojení s virtuálnymi kanceláriami treba spomenúť vysokú bezpečnosť v online priestore a tiež sofistikované zálohovanie, vďaka ktorému neprídete o svoju prácu či dáta, keď vám „odíde“ notebook.

Podnikaj.online
Zdielať
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp

Podobné články