5 hlavných problémov pri digitalizácii a ako ich minimalizovať

Čo je dôležité pri digitálnej transformácii v podniku? 

Aby sa podniky vyhli problémom, ktoré sa často s príchodom digitalizácie spájajú, musia pochopiť, čo všetko treba zabezpečiť. Aj keď sa digitalizácia môže zdať ako jednoduchý a rýchly proces, nie je tomu vždy tak. Prečo? Pred aj počas digitalizovania podniku je potreba detailne zvážiť a premyslieť niekoľko vecí.

Stratégia

Kľúčom k úspešnej digitálnej transformácie je zvládnuť niekoľko jasných bodov. Ak si ich podniky dopredu nepremyslia, celý proces môže byť nejasný. Dobrá stratégia poskytuje prehľadné ciele a víziu toho, čo ma samotná transformácia spoločnosti priniesť. Tu je potrebné definovať, čo ma byť jej výsledkom, ako sa bude merať a ako bude tento cieľ dosiahnutý. Bez jasnej organizácie sa môže podnikom ľahko stať, že stratia smer a riskujú tak implementovanie technologického riešenia bez jasného cieľa.

Ak sa podniky rozhodnú presedlať na technologické riešenia, mali by mať jasnú predstavu nielen o tom, aký dopad to bude mať na nich samotných, ale aj na potreby ich zákazníkov. Správna stratégia totiž dokáže presne identifikovať dopyt či očakávania a prispôsobiť digitálne iniciatívy tak, aby dokázali tieto potreby uspokojiť.

Organizačné zmeny

Samozrejmosťou implementácie digitálnych zmien je aj zmena spôsobu, ako organizácia funguje. Takáto transformácia vo väčšine prípadov vyžaduje zmenu v organizačnej štruktúre a procesoch. Zmeny na pracovisku sú tak citeľné aj v rámci kultúry podniku či medzi samotnými zamestnancami. Tu je dôležité, aby manažment podniku dbal na detailne vysvetlenie a zaškolenie zamestnancov, ktorých sa tieto zmeny týkajú. Organizačné zmeny by mali byť vysvetlené okamžite a to tak, aby sa zamestnanci stihli adaptovať ešte na úplnom začiatku ich zavádzania. Správne zavedené organizačné zmeny v podniku mu umožňujú byť agilnejším a flexibilnejším. Táto cesta môže byť náročná, ale vďaka dobre premysleným reakciám na zmeny a dôkladnému pochopeniu výziev sa podniky môžu pripraviť na dlhodobý úspech.

Problémy, ktorým organizácie a podniky s digitalizáciou čelia

S komplikáciami, ktoré prišli ruka v ruke s digitálnou transformáciou, sa stretol množstvo podnikov. Aj napriek tomu, že ju mnohé subjekty vidia ako cestu na vrchol konkurenčného trhu, nedokážu sa ubrániť chybám a prekážkam, ktoré im môžu nečakane skrížiť cestu. V tomto prípade sa podniky stretávajú s problémami, ako je nedostatok agility, limitované rozpočty, nedostatok skúseností či odmietanie zmien, ktoré je potrebné zohľadniť a riešiť.

Nedostatočná agilita

Rýchlosť zmeny, flexibilita vývoja či rýchla reakcia na konkurenčné hrozby sa častokrát stáva kameňom úrazu pri podnikoch, ktoré čelia výzve digitalizovať. Mnohé organizácie, ktoré nie sú dostatočne agilné, sa potykajú s ťažkosťami prispôsobiť sa rýchlym zmenám, ktoré digitálny svet prináša. Neschopnosť adaptovať sa na nové podmienky zaťažuje organizáciu a celkový proces sa tak stáva zdĺhavým a neefektívnym. Častokrát je jedným z problémov práve vyhýbanie sa zavádzaniu zmien a odkladanie ich na dobu neurčitú. Pre mnohé organizácie totiž prechod na digitálnu úroveň vyvoláva strach a obavy z komplikácií. Ak chce byť podnik agilný, je podstatné, aby prioritizoval kroky, ktoré vedú k zmene myslenia. Zdĺhavé rozhodovacie procesy môžu premeniť digitálne smerovanie na pomalé plazenie. V takýchto digitálnych pretekoch je pohotovosť a rýchla adaptácia jednými z kľúčových aspektov k schopnosti prežiť a správne sa vyvíjať v takomto prostredí.

Limitované rozpočty

Digitalizovať malý, stredný či veľký podnik nie je jednoduché. Nielen, že to predstavuje obrovské investície, no manažment sa musí postarať o dokonalé zvládnutie rozloženia jednotlivých finančných prostriedkov. Tu však častokrát prichádza kameň úrazu. Nadmerné výdavky bez jasnej predstavy o návratnosti môžu postupne viesť k finančnej záťaži až k nenávratnej strate. Firmy tak nepremysleným investovaním dokážu upadnúť do dlhu. To vedie k premrhaným príležitostiam na rast a inovácie, ktoré tak zostali zaseknuté na nedostatočnej finančnej rozvahe.

Nákladné technologické investície sa častokrát spájajú s ešte nákladnejšími skrytými výdavkami. Náklady na implementáciu nových systémov, školenie personálu a zmena už existujúcich procesov podniky častokrát stoja nemalé peniaze, s ktorými nerátali. Zaškolenie personálu totiž spoločnosti hradia z vlastných nákladoch a vyššie nároky na zamestnancov musia kompenzovať vyššími mzdami. O niečo ťažšie to v tejto oblasti znášajú práve malé podniky, ktoré operujú s menším rozpočtom. Potreba kontinuálneho investovania si vyžaduje stabilné finančné zdroje, čo častokrát obmedzuje práve podniky, ktoré ich majú limitované.

Nedostatočné skúsenosti

Ďalším kritickým faktorom, ktorý môže stáť za zlyhaním podniku, môže byť nedostatočná skúsenosť a znalosť s implementovanou technológiou. Podniky v dobe digitálnej transformácie mnohokrát vyžadujú skúsený, vysoko výkonný IT tím. Ten však môže byť ťažké zabezpečiť s ohľadom na aktuálny nedostatok IT expertov. Technologické riešenia si žiadajú aj odborné znalosti. Problémom je tak absencia schopného tímu, ktorý by vedel nové požiadavky uchopiť a nasmerovať tým správnym smerom. Podniky tak disponujú len personálom, ktorý nemá dostatočnú kvalifikáciu.

S naskočením na vlnu digitalizácie môžu mať problémy hlavne menšie či stredné podniky. Práve tie mnohokrát nemajú vlastné IT oddelenie, ktoré by sa postaralo o správnu implementáciu technológie. Táto zodpovednosť sa tak často prenáša práve na nekompetentné osoby s nižšou mierou technologickej vyspelosti. 

Odmietanie zmien

Príchod nových procesov a technológie znamená potrebu dôkladného zaškolenie zamestnancov. Manažment by mal vysvetliť, prečo sú dané zmeny v podniku dôležité a ako ovplyvnia doterajšie pracovné postupy. V bode, kedy sa má digitalizácia v podniku naplno prejavovať, sa však často stretávame s problémom odmietania. Zamestnanci nechápu, čo je zlé na starom postupe ich práce a nové postupy jednoducho odmietajú akceptovať. Ak im vedenie nevysvetlí, ako tieto technológie dokážu zvýšiť celkovú produktivitu, zmena a prijatie zo strany zamestnancov môže trvať dlhšie než sa na začiatku zdalo. Problém s odmietaním zmien potvrdili aj štatistiky platformy Prophet, ktorá uvádza, že prispôsobiť sa zmenám a novej kultúre má problém až 26 % firiem.

Neustála zmena potrieb zákazníkov

Podniky a organizácie sa neustále vyvíjajú a s nimi aj požiadavky zákazníkov. Dopyt sa mení, a to, čo zákazník chce dnes, zajtra nemusí byť aktuálne. Problémom, s ktorým sa podniky môžu stretávať, je náhla či neustála zmena takýchto potrieb. Digitálna transformácia je dlhý proces, ktorým podniky prechádzajú. Čo však spraviť, ak sa počas implementácie riešenia zmenia požiadavky a pôvodný návrh už nie je aktuálny? Niektorým podnikom trvá roky, kým si proces digitalizácie úplne osvoja. Neustála zmena potrieb tak vytvára nátlak a spoločnosti sa tak stávajú neschopné udržať krok s najnovšími zmenami.

Dáta a štatistiky

Výzvy súvisiace s digitalizáciou v podnikoch sú reálnym problémom. Od roku 2020 vstúpilo do digitálneho sveta množstvo firiem. Tie sa museli prispôsobiť požiadavkám digitálnej transformácie, s čím zaznamenali aj niekoľko vážnych problémov, ktoré vyplynuli zo štatistík portálu Statista a Prophet:

1. Najväčšou výzvou spojenou s prechodom na digitálne fungovanie je práve zhoršujúca sa absencia zručností. Až 51 % respondentov z firiem, ktoré začali s digitálnou transformáciou od roku 2020, potvrdilo, že práve toto je jedna z prekážok, ktoré musia s príchodom digitalizácie riešiť. Tú spoločnosti začali pociťovať tlak. Príchod technológií a požiadaviek spôsobil, že množstvo pracovníkov už nedokáže využiť svoje schopnosti z tradičných tímov pri nových procesoch.
2. Druhým najčastejším problémom boli práve konflikty a kultúrne rozdiely, ktoré začali vznikať medzi jednotlivými tímami. Až 48 % respondentov potvrdilo, že s príchodom digitálnej doby do ich podnikov, začali vznikať nezhody medzi tradičnými a digitálnymi skupinami pracovníkov. Ak sa aj snažili udržať s digitálnymi tímami krok, nebolo to pre nich vôbec jednoduché. 41 % potvrdilo, že práve s týmto problémom veľmi bojovali.
3. Digitalizácia si vyžaduje neustále zmeny a prispôsobovanie sa dopytu. To je však pre mnohé podniky ťažké. Až 36 % opytovaných uviedlo, že rýchlosť, akou sa neustále menia požiadavky digitálneho sveta, vytvára na podniky tlak, s ktorým sa ťažko vyrovnávajú. Je pre nich zložité nepretržite sledovať nové zmeny a prispôsobovať im už nastavené procesy.
4. Aj napriek snahe podnikov poskytnúť svojim zamestnancom odborné školenia, ktoré by ich dostatočne pripravili na digitálne zmeny, podniky stále registrujú prekážky. Zamestnanci, ktorí pracovali v tradičných tímoch a na digitálne riešenia a procesy neboli zvyknutí, mali väčší problém sa správne adaptovať do novej role. S týmto tvrdením súhlasilo až 36 % respondentov, medzi ktorými boli napríklad tzv. Scrum masters alebo Product owners.
5. Štatistiky nadviazali aj na výzvu spojenú s financiami. Nové či inovované spôsoby práce priniesli podnikom sťažené riadenie financovania. Implementácia digitálnych noviniek dokáže podnikom spôsobiť značnú finančnú záťaž, čo v konečnom dôsledku prináša vyšší nápor na manažment a rozdeľovanie či správu financií. S takýmto vyjadrením v prieskume súhlasilo 26 % Až 29 % organizácií má problém získať údaje, ktoré by preukázali návratnosť investície z digitalizovania podniku.

Ako môžu organizácie a podniky riešiť tieto problémy?

Konzultačné služby

Jedným zo spôsobov, ako sa zbaviť ťažkostí spojených s digitalizáciou, je využitie služieb odborníkov. Konzultačné služby môžu mať kľúčovú úlohu pri pomoci podnikom, ktoré sa s takýmito problémami stretávajú. Konzultanti z odborných firiem majú vedomosti o najnovších trendoch, nástrojoch a najefektívnejších postupoch. Svojimi znalosťami a skúsenosťami dokážu poskytnúť cenné rady a informácie užitočné pri digitalizačných iniciatívach podnikov. Správny výber konzultačnej služby dokáže organizácie naučiť, ako plnohodnotne využiť potenciál transformácie, navrhnúť riešenia, vypracovať stratégie a vysvetliť, ako komunikovať zmeny so zamestnancami. Mnohokrát majú spoločnosti našliapnuté tými správnymi krokmi k úspechu a odborná pomoc konzultanta ich dokáže naviesť správnym smerom. Ak sa podniky potykajú s takýmito výzvami, mali by zvážiť odborné služby.

Investovanie do vzdelávania

Nedostatočná kvalifikácia je jedným zo závažných problémov, ktoré tvoria prekážky pri digitalizácii. V tomto prípade je potrebné, aby bolo kontinuálne vzdelávanie zamestnancov brané ako základ pre úspešné digitálne napredovanie. Digitálne zručnosti sa dajú vzdelávať rôznymi spôsobmi. Firmy často volia práve online kurzy, interné vzdelávacie programy alebo partnerstvá so vzdelávacími inštitúciami. Nejde tu však iba o poskytnutie vzdelania. Manažment spoločnosti by mal zamestnancov motivovať, aby sa usilovali o získanie certifikátov, navštevovali semináre alebo sa zapájali vo voľnom čase do samoštúdia. Správne nastavený motivačný program tak môže byť efektívnou zbraňou proti tým, ktorí sa digitálnym zmenám v podniku bránia.

Komunikácia so zákazníkmi

Aby si spoločnosti a organizácie dokázali udržať krok s najnovšími požiadavkami zákazníkov, je potrebné, aby si s nimi vybudovali vzťah. Komunikácia a následná spätná väzba sú najrýchlejšie cesty, ako sa udržať v trendoch a zároveň ostať relevantným s poskytovaným portfóliom služieb či produktov. Spätná väzba môže podnikom pomôcť pochopiť, aké riešenia a služby zákazníci očakávajú. Tieto informácie môžu následne využiť pri rozhodovaní ohľadom využívania technológií alebo pri budúcich digitálnych inováciách.

Otvorený manažment

Spoločnosti by mali byť schopné a hlavne ochotné podporovať agilné metodiky či podporovať kultúru experimentovania. Problém s nedostatočnou agilitou často vzniká, ak sú podniky upäté na rozhodovanie zhora. Manažment by mal dať svojim zamestnancom priestor na rozvíjanie, skúšanie nových vecí a experimentovanie. Rýchlou reakciou a skúsenosťami sa tak dokážu sami naučiť, čo pre nich funguje a čo treba zmeniť.

Stanovenie KPI

Ako najlepšie sledovať vývoj financií spôsobený digitálnou transformáciou? Mnohé úspešné podniky využívajú práve KPI (Key Performance Indicators), čo sú kľúčové ukazovatele výkonnosti. Digitálna transformácia si vyžaduje významne investície a práve správne identifikované ukazovatele výkonnosti pomáhajú určiť, či digitálne iniciatívy prispievajú k dosahovaniu cieľov. Okrem financií dokážu tieto ukazovatele optimalizovať rozhodovanie podniku aj v iných oblastiach ako je marketing alebo zákaznícka skúsenosť. Podniky s ich pomocou vedia sledovať návratnosť investícií (ROI), produktivitu, náklady, výkonnosť či samotnú digitálnu adaptáciu organizácie. Pri nastavovaní KPI však treba dávať pozor a pred ich určením by si podniky mali zodpovedať na niekoľko otázok:

1. Ako KPI merať?
2. Aký je požadovaný prínos procesu alebo technológie?
3. Je firemná kultúra v súlade s cieľmi a hodnotami podniku?
4. Aký je digitálny cieľ podniku?
5. Je digitálna stratégia prepojená so všeobecnou stratégiou?