Čo je to digitalizácia?
V jednoduchosti by sme mohli povedať, že digitalizácia je proces prechodu z tradičnej papierovej dokumentácie a manuálne vykonávaných procesov k jej elektronickej forme a automatizácii. Využívajú sa na to predovšetkým softvérové aplikácie či špeciálne online nástroje. Tie umožňujú rýchlejšiu a efektívnejšiu komunikáciu, organizáciu, zber a uchovávanie dát, zvyšovanie produktivity, ako aj zlepšenie zákazníckeho zážitku. K digitalizácii biznisu dnes už nepochybne patrí aj pôsobenie firmy v online prostredí. Webová stránka, sociálne siete či nástroje online marketingu sú nevyhnutnou súčasťou každej modernej spoločnosti. Digitalizácia tak dokáže šetriť čas, peniaze, znížiť chybovosť spôsobenú ľudským faktorom a v neposlednom rade pomôcť k lepšej konkurencieschopnosti a rastu firmy.
Málo motivácie = málo digitalizácie
Ak by ste čakali, že sa slovenské firmy do digitalizácie len tak hrnú, ste na omyle. Slovensko je v oblasti digitalizácie stále na chvoste Európskej únie. K najčastejším dôvodom, pre ktoré sa lokálne firmy rozhodnú digitalizovať patrí:
- Optimalizácia nákladov
- Lepší zákaznícky zážitok
- Zjednodušenie a automatizácia procesov.
Riešenia pre živnostníkov, ale aj veľké firmy
Digitálne riešenia dnes existujú pre každého. Nezáleží na segmente ani veľkosti vašej spoločnosti. Či už vlastníte e-commerce, prevádzkujete gastro alebo šéfujete nadnárodnej spoločnosti, potreba digitalizovať procesy sa dnes týka aj vás. Dôležitým krokom je definovať si očakávané prínosy, zohľadniť stratégiu vášho biznisu a zvoliť správne nástroje. Dnes už existuje množstvo technologických poradcov, ktorí dokážu vytvoriť riešenie na mieru pre vaše podnikanie. Vedia tak efektívne skombinovať len tie nástroje, ktoré sú pre vaše podnikanie vhodné. Novinkou v tejto oblasti je aj zapojenie umelej inteligencie. Tá je schopná na základe zozbieraných digitálnych dát optimalizovať procesy v reálnom čase a samostatne rozhodovať o ich dôležitosti, či pridelení zdrojov.
ERP, CRM a HR systémy
Najuniverzálnejšími a najviac používanými nástrojmi digitálnej transformácie riadenia podnikov sa v súčasnosti stali systémy ERP, CRM a HR. Záhadné skratky v sebe skrývajú riešenia, ktoré môžete začať jednoducho využívať aj vy.
ERP (Enterprise Resource Planning) označuje komplexný digitálny systém pre podnikové plánovanie zdrojov. Okrem toho, že automaticky riadi procesy v spoločnosti, poskytuje komplexný prehľad v administratíve, účtovníctve, dodávkach či skladových zásobách. Prepája informácie medzi všetkými zúčastnenými stranami – od účtovníka až po externých dodávateľov. Ak teda vlastníte napríklad internetový obchod, systém ERP dokáže zákaznícku objednávku zaevidovať v informačnom systéme, rezervovať na sklade, odoslať faktúru a pripraviť podklad na export zásielky.
Jedným z častých impulzov pre zavedenie nástroja do praxe je, keď vedenie začína strácať prehľad vo fungovaní firmy. Ak sa rozhodnete implementovať podnikový informačný systém aj vo vašej spoločnosti, existuje niekoľko krokov, ktorých by ste sa mali držať. Pri výbere správneho ERP systému je potrebné dbať na jeho funkcionalitu. Na trhu existuje veľké množstvo dodávateľov, ktorí svoj softvér prispôsobujú jednotlivým špecifickým segmentom. Či už máte logistickú firmu, veľkoobchod alebo podnikáte v službách, môžete si zabezpečiť modul ERP, ktorý je vyrobený pre potreby práve vášho odvetvia. Jedná sa tak o univerzálne a pomerne lacné riešenie, ktoré bude vyhovovať väčšine podnikov. Na opačnej strane spektra je ERP softvér navrhnutý špecifickým potrebám vašej spoločnosti. Na začiatok preto odporúčame jasne definovať všetky vaše požiadavky a ciele, ktoré chcete pomocou tohto nástroja dosiahnuť. Ujasnite si aké procesy bude potrebné vo vašej spoločnosti automatizovať pomocou ERP a kto za to bude zodpovedný. Dôkladne analyzujte a identifikujte potreby vašej firmy, spravte si rešerš aktuálne dostupných riešení a uistite sa, že ste si vybrali nástroj, ktorý vám bude dlhodobo vyhovovať.
Po výbere spoľahlivého dodávateľa ERP prichádza fáza internej prípravy implementácie. Spravidla tak ide predovšetkým o inštaláciu nového softvéru na firemný hardvér, migráciu dát z aktuálne používaných systémov, konfiguráciu na špecifiká vášho podniku, testovanie a školenie zamestnancov. Dĺžka implementácie systému ERP závisí predovšetkým od veľkosti spoločnosti ako aj množstva procesov, ich zložitosti či množstva osôb, ktoré do systému vstupujú. Vo väčšine prípadov sú to ale mesiace. Aj preto je potrebné vyhradiť si na implementáciu ERP dostatočnú kapacitu, ľudské zdroje a finančné prostriedky.
Do konečnej ceny ERP systému vstupuje mnoho premenných a vychádza z individuálnych potrieb jednotlivých firiem. Pre tie menšie sa cena za základné moduly pohybuje v stovkách eur. Výsledná cena za licencie, implementáciu, konfiguráciu či školenia sa môže pre väčšiu firmu pohybovať až v desiatkach tisíc.
Ak hľadáte pomerne lacné a rýchle riešenie, ktoré si nevyžaduje vysoké vstupné náklady a nevadí vám urobiť pár kompromisov, ideálnym produktom pre vás môže byť cloudová verzia ERP. Tzv. SaaS (Software as a service), ktoré dnes ponúka veľa vývojárov, vám bez akejkoľvek inštalácie či komplikovaných technických riešení ponúka za mesačný poplatok prístup do ich online softvéru, kde môžete využívať nástroje ERP. Nemáte tak žiadnu starosť s technickým zázemím, aktualizáciami alebo zálohovaním dát. Prostredníctvom webového prehliadača sa do rozhrania ERP vašej spoločnosti pripojíte jednoducho odkiaľkoľvek na svete.
Nevýhodou však môže byť bezpečnosť dát, ktoré sú uložené na neznámych zahraničných serveroch. Nič nezmôžete ani pri technických výpadkoch dodávateľa alebo jeho nedostatočnej ochrane citlivých firemných údajov. Obmedzením je taktiež rozhranie ERP systému či nástroje, ktoré si často nemôžete nakonfigurovať podľa vlastných požiadaviek.
Väčšina tvorcov ERP systémov dnes ponúka skúšobné verzie, ktoré môžete otestovať pred samotným zavedením do praxe. Aj preto vám odporúčame vyskúšať vo vašom firemnom prostredí riešenia od viacerých dodávateľov a až následne sa rozhodnúť, ktorý z nich je pre vás najviac vyhovujúci.
CRM (Customer Relationship Management) umožňuje podnikom riadiť a spravovať vzťahy so zákazníkmi. Softvér uchováva komplexnú databázu vašich zákazníkov, zaznamenáva interakcie a poskytuje nástroje na ich hodnotenie. Viete tak s prehľadom zistiť históriu nákupov, reklamácií, podnetov, záujmov, obľúbených produktov a mnoho iných parametrov o vašich zákazníkoch. CRM všetky dáta automaticky vyhodnocuje a poskytuje vám komplexný report, ako aj návrhy na optimalizáciu a zvýšenie konverzií.
Dnes už existuje na trhu mnoho riešení, ktoré sú vhodné nielen pre veľké spoločnosti, ale aj pre malé firmy či jednotlivcov. Univerzálne CRM, ktoré by vyhovovalo všetkým, žiaľ, neexistuje. Jedným z najdôležitejších krokov je preto spraviť prieskum aktuálne dostupných riešení a vybrať si taký nástroj, ktorý vyhovuje potrebám vášho biznisu. Ak ste jednotlivec, môže vám postačovať funkcia základnej správy kontaktov a aktivít. Pri väčšom tíme už odporúčame škálovateľné riešenie. Moduly CRM nájdete často aj ako súčasť komplexných nástrojov ERP.
Pri výbere toho správneho CRM systému treba myslieť na niekoľko dôležitých bodov, ktoré vám v budúcnosti ušetria peniaze a vyhnete sa vďaka nim možným komplikáciám:
Integrácia s vašim súčasným firemným softvérom
- Uistite sa, že CRM systém je kompatibilný s iným firemným softvérom, ktorý aktuálne využívate. Problém budú mať najmä spoločnosti používajúce zastarané operačné systémy či softvérové programy zo začiatku milénia.
Jednoduchosť používania
- CRM systém by mal byť intuitívny a prehľadný. Minimalizujete tak chybovosť, ako aj čas strávený v komplikovanom rozhraní softvéru.
Škálovateľnosť
- CRM je nástroj, ktorý sa integruje na dlhodobé používanie. Mal by preto pochopiteľne rásť spolu s vašou spoločnosťou a jej postupne sa zväčšujúcou databázou. Nezabúdajte taktiež na to, že spolu s rastom spoločnosti sa menia aj požiadavky na rôzne funkcionality CRM systému.
Technická podpora
- Kvalitná zákaznícka podpora vášho budúceho dodávateľa CRM systému vám ušetrí zbytočné vrásky na čele. Pomoc totiž budete potrebovať nielen s pravidelnou aktualizáciou softvéru, jeho zabezpečením a prispôsobením, ale taktiež v prípade rozšírenia funkcionalít.
Implementáciu CRM softvéru je potrebné vnímať ako dlhodobý projekt, ktorý by mal byť napojený na vašu firemnú stratégiu a odrážať vaše ciele v riadení vzťahov so zákazníkmi. Netreba zabúdať na to, že ide o nástroj, ktorý len efektívne pracuje s dátami, ktoré mu poskytnete. Aj preto bude potrebné, aby ste dokázali definovať ciele a očakávané výsledky, prideliť úlohy a vytvoriť interné procesy, ktoré budú naviazané na využívanie CRM.
HR (Human Resources) systémy, alebo tiež HRMS (Human Resource Management System) sú určené na správu ľudských zdrojov vo vašej firme. Okrem nástrojov na nábor a evidenciu zamestnancov dokážu automaticky počítať mzdy, prideľovať dovolenky či implementovať aktuálne legislatívne zmeny.
Integráciou systému pre správu ľudských zdrojov získate väčší prehľad nad odmeňovaním za vykonanú prácu vašich zamestnancov a zjednoduší vám aj tvorbu reportov. Na rozdiel od klasických tabuliek tu totiž nemusíte dáta zložito vyhodnocovať. HR systém analyzuje všetky získané údaje a prostredníctvom algoritmov ich vypíše do reportu podľa konkrétnych potrieb.
HR systémy v sebe spájajú taktiež množstvo iných informačných systémov, ako sú napríklad nástroje na evidenciu dochádzky či účtovné softvéry. Na jednom mieste tak získate prehľad informácií a záznamov o zamestnancoch, uchádzačoch o prácu, pracovných zmluvách, evidencii odpracovaných hodín, lekárskych prehliadok, školeniach, či nárokov na benefity.
HRMS môže byť nasadený ako samostatný systém alebo ako súčasť väčšieho balíka podnikových riešení (ERP). Ak podnikáte sám, prípadne iba s malou skupinou ľudí, HR systém vám môže pripadať ako zbytočnosť. Existujú ale moduly HR, ktoré dokážu byť efektívne aj pre samostatne podnikajúce osoby. Pomôžu vám v oblastiach ako:
- Plánovanie a sledovanie času
- HRMS vám môže pomôcť s plánovaním vašich úloh, sledovaním času stráveného na rôznych projektoch a efektívnym riadením času.
- Fakturácia a mzdové spracovanie
- Niektoré HRMS riešenia poskytujú funkcie pre vytváranie faktúr, sledovanie platieb od klientov a spracovávanie osobných príjmov na daňové účely.
- Dokumentácia
- HRMS môže pomôcť s ukladaním a organizáciou dôležitých dokumentov, ako sú zmluvy, faktúry, daňové dokumenty a iné.
Kľúčovým parametrom je v tomto prípade cena, ktorá môže byť za komplexný HR systém výrazne vyššia než za jednotlivé špecializované nástroje, ktoré dokážu uspokojiť nároky samostatného podnikateľa (aplikácie na sledovanie času, fakturácie, správu dokumentov).
Aj preto odporúčame dodržať základné kroky pri rozhodovaní o implementácii HR systému do vášho biznisu:
- Identifikujte vaše potreby a ciele v oblasti riadenia ľudských zdrojov.
- Vyberte si vhodný systém HR pre vašu organizáciu.
- Vytvorte a komunikujte plán implementácie.
- Pripravte dáta na migráciu a integrujte systém s existujúcimi podnikovými systémami.
- Nakonfigurujte a prispôsobte systém podľa vašich potrieb.
- Zaškoľte zamestnancov a poskytnite im podporu.
- Spustite systém, monitorujte jeho výkonnosť a zhromažďujte spätnú väzbu.
- Neustále vylepšujte systém na základe získaných skúseností.
Dôležité je začať
Ak zatiaľ nie ste rozhodnutí pustiť sa do veľkej a komplexnej digitalizácie vášho biznisu, dá sa začať aj v malom. Základnou myšlienkou je zvýšiť efektivitu a znížiť náklady pomocou technológie. To sa dá realizovať aj pomocou jednoduchých a finančne nenáročných digitálnych nástrojov, ktoré ale môžu mať nesmierny dopad na chod vášho podniku. Populárne cloudové služby založené na princípe SaaS sú čoraz viac využívanými nástrojmi pre jednoduchú a účinnú digitalizáciu biznisu.
Potrebujete digitalizovať účtovníctvo?
- Vyskúšajte online fakturačné programy (Superfaktúra, iDoklad, Kros…)
Potrebujete digitalizovať online prezentáciu vašej firmy?
- Vyskúšajte si vytvoriť webovú stránku (WordPress, Wix, Squarespace…)
Potrebujete digitalizovať predaj?
- Vyskúšajte e-commerce riešenie (WooCommerce, Shopify, Shoptet…)
Potrebujete digitalizovať rezerváciu termínu?
- Vyskúšajte online rezervačné systémy (Bookio, Doodle, Calendly…)
Potrebujete digitalizovať marketing?
- Vyskúšajte online reklamu (Facebook Ads, Google Ads…)
Potrebujete digitalizovať komunikáciu so svojim tímom?
- Vyskúšajte digitálne komunikačné nástroje (Slack, MS Teams, Blink)
Potrebujete digitalizovať riadenie projektu?
- Vyskúšajte cloudové manažérske riešenia (ClickUp, BaseCamp, Trello)
Odporúčania tých, ktorí už digitalizovali.
Množstvo slovenských firiem sa pre digitalizáciu rozhodlo už pred časom, a tak sa v súčasnosti vedia podeliť o cenné rady. Väčšina opýtaných podnikateľov ju odporúča každému, kto chce svoj biznis riadiť efektívnejšie a podľa súčasných štandardov. „Netreba čakať, kým bude neskoro. Vlak sa rozbehol a za jazdy sa do neho ťažko nastupuje…,” hovorí Richard Slafkovský, CEO spoločnosti Allmedia s.r.o., ktorá využíva ERP a aj CMS systémy. Digitalizácia im pomohla zrýchliť procesy a minimalizovať ľudské chyby. Podľa Simony Mištíkovej z PR agentúry Divino, je v súčasnosti na trhu veľa riešení vhodných pre malé aj stredné podniky. Treba si len nájsť to, ktoré vyhovuje vášmu biznisu. A to ideálne už dnes. „Čím neskôr začnete digitalizovať, tým je celý proces zložitejší. Keď digitalizujete, hneď v úvode myslite na škálovateľnosť riešenia. Myslite 2 kroky dopredu,“ dodáva Lukáš Ivan, spoluzakladateľ spoločnosti Flowii. Digitalizácia nemusí v jednom momente zmeniť všetky procesy vo vašej spoločnosti. Implementovať sa dá aj postupne, a to v tempe, aké vášmu biznisu vyhovuje. “Môžete začať v malom a zamerať sa na oblasti, ktoré vám zaberajú najviac času,” odkazuje podnikateľom Pavol Veselý, CEO spoločnosti Big Tea s.r.o.
